Una de las dudas más comunes dentro de la comunidad contable, es el papel que juega la factura para el reconocimiento de ingresos y gastos dentro de la contabilidad, y es que, la imagen que tenemos de la factura, es la del soporte válido e indiscutible ante la DIAN para el reconocimiento de ingresos y gastos que puedan ser reconocidos fiscalmente. Imagen que posiblemente nace de la lectura del artículo 615 del estatuto tributario en donde indica la obligación de expedir factura con el siguiente texto:

“Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente…” además, la idea toma fuerza con la circular 0042 en su artículo 1 numeral 19 en donde textualmente cita “La factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, en lo sucesivo factura electrónica de venta, hace parte de los sistemas de facturación que soporta operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios. Así las cosas, la imagen que reforzada y lista para sembrar dudas en los procesos de registro de las diferentes transacciones comerciales en la contabilidad”.

Ahora bien, la anterior referencia normativa debe ser interpretada a la luz de un marco general, y es que con la entrada en vigencia de la ley 1819 de 2016 Para efectos del impuesto sobre la renta, el valor de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos, de los declarantes y contribuyentes obligados a llevar contabilidad aplicarán los sistemas de reconocimientos y medición, de conformidad con los marcos técnicos normativos contables vigentes en Colombia. Lo que significa que en el caso de ingresos y gastos se deberán tener en cuenta la base contable de acumulación o devengo. El principio de acumulación o devengo describe los efectos de las transacciones y otros sucesos y circunstancias sobre los recursos económicos y los derechos de los acreedores de la entidad que informa en los períodos en que esos efectos tienen lugar, incluso si los cobros y pagos resultantes se producen en un periodo diferente. Lo cual significa que una entidad reconocerá partidas de ingresos, costos y gastos, cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento previstos para tales elementos y no solamente cuando la “formalidad” de un documento en este caso la factura determine el registro en la contabilidad.

Para efectos del Impuesto a las ventas el artículo 429 del estatuto tributario nacional en sus literales:

1. En las ventas, en la fecha de emisión de la factura o documento equivalente y a falta de éstos, en el momento de la entrega, aunque se haya pactado reserva de dominio, pacto de retroventa o condición resolutoria, 
2. En las prestaciones de servicios, en la fecha de emisión de la factura o documento equivalente, o en la fecha de terminación de los servicios o del pago o abono en cuenta, la que fuere anterior.

En conclusión, el ingreso, el costo o gasto pueden coincidir con el registro y/o contabilización de la factura, pero no es una regla radical y general, por lo contrario, en la dinámica del reconocimiento de los hechos y transacciones económicas de la entidad podrán existir diferencias que deberán ser sustentadas conforme a la realidad de la operación (contratos, soportes de actas, ingresos o salidas de mercancía, etc.) y la política contable, de tal forma que los papeles de trabajo del contador cobran una importancia fundamental para documentar y suportar las cifras contenidas en los estados financieros que posteriormente serán soportes fiscales y en consecuencia no siempre que se cambie, se haga nota crédito o se anule una factura perse se está obligado a afectar los registros contables.