Ahora, En concordancia con la ley 1314 de 2009, la ley 1819 de 2016 adoptó una reforma estructural direccionada a los tratamientos tributarios que en algunos casos no contiene reglas independientes de las normas contables, sino que remite a ellas a la hora de requerir la presentación tributaria de una transacción o saldo específico.

El artículo 21-1 del ET en su parágrafo primero dice que “Los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos deberán tener en cuenta la base contable de acumulación o devengo, la cual describe los efectos de las transacciones y otros sucesos y circunstancias sobre los recursos económicos y los derechos de los acreedores de la entidad que informa en los períodos en que esos efectos tienen lugar, incluso si los cobros y pagos resultantes se producen en un período diferente.

Cuando se utiliza la base contable de acumulación o devengo, una entidad reconocerá partidas como activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos, cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento previstos para tales elementos, de acuerdo con los marcos técnicos normativos contables que le sean aplicables al obligado a llevar contabilidad. ”

Por su parte, el artículo 105 modificado por el artículo 61 de la ley 1819 de 2016 en lo referente a la prestación de servicio, indica:

“Para los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad, las deducciones realizadas fiscalmente son los gastos devengados contablemente  en el año o período gravable en que cumplan los requisitos señalados en este estatuto”; posteriormente al texto del artículo en sus numerales 1 y 2 no genera excepciones a los conceptos de gastos por servicios administrativos.

Conforme a lo anterior se determina que los gastos se deben reconocer en el momento en que hecho sucede y conforme a su realidad financiera, es decir, cuando efectivamente sean realizados y/o cuando tuvieron efecto en la transacción de la compañía, inclusive si la factura es generada con fecha posterior, al respecto el parágrafo 2º del artículo 771-2 dice: “Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable.”  

Ahora bien, el concepto 61267 del 30 de octubre de 2014 y otros tantos emitidos por la DIAN indican que “Es principio general en materia retención en la fuente que la misma se realiza en el momento del pago o abono en cuenta lo que ocurra primero ”.

Convergiendo los conceptos de reconocimiento del gasto y la aplicación del principio de retención, es menester indicar que conforme a la técnica contable y tributaria, la factura emitida por la empresa vinculada en el exterior en cuyo concepto indica textualmente ”licenciamiento”, implica una obligación de la empresa en Colombia  causar las retenciones en lo que ocurra primero; cuando efectivamente se licencie y se reconozca en el estado financiero (abono en cuenta) o cuando se pague; todo conforme a los documentos y pruebas sustanciales (documentos, actas, informes, etc.) que se generan en el desarrollo del contrato de licenciamiento escrito o verbal que se haya definido.